斯坦福心理学专家向您传授被大多数人忽略的工作技能
作者: mints 编译 / 697次阅读 时间: 2019年10月23日
标签: 压力 职场 注意力 专注力
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作者Nnir eyal是斯坦福商学院的毕业生和讲师。他的斜杠领域横跨写作、咨询和教授心理学、技术和商业。

早上9点:你走进办公室,打开电脑,试图开始你的工作日。然而,微博推送了新的新闻给你,并发出了咚咚咚咚的声音。过了一会儿,你听到了短信的声音——你以为是房产中介发来的信息,结果通知中心显示是朋友发来的信息。

于是,你拿起手机打算回复短信,顺便查看一下突发新闻,然而你又不知不觉的打开了微信,然后又刷了一会儿抖音。就这样,一个小时过去了,你连一间事都没有完成。


1缺乏专注力的代价

当然,工作中的挑战总是躲在分心事情的后面。但每天的分心又感觉不一样。

唾手可得的大量信息、秒级的传播速度以及在我们使用智能手机的习惯,都会让我们分心。

那么,分心的代价是什么?心理学家赫伯特·A·西蒙早在1971年就强调说:丰富的信息意味着我们缺乏另一样东西:注意力

这不仅是几十年前的情况,但是,今天的这种情况以往任何时候都要真实。注意力似乎是当今经济中最稀缺的资源。如果我们现在不解决这个问题,情况只会变得更糟。


2 21世纪最重要的技能

职场瞬息万变,在不久的将来,世界上会有两种人:一种人的生活和注意力被他人控制和胁迫,另一种人可以骄傲地说自己“内心如如不动”。

研究人员不厌其烦的告诉我们,注意力和专注力是人类创造力和繁荣的原材料。在自动化程度不断提高的时代,最受欢迎的工作需要创造性解决问题、需要新颖解决方案,以及深入地关注手头工作。

也就是说,不分心是21世纪人类聪明才智中最重要的技能。许多专家,包括亚当·格兰特(Adam Grant)在内,都谈到了专注的重要性,格兰特说“成功和幸福属于能够控制自己注意力的人”。

Adam Grant是沃顿商学院最年轻的终身教授,沃顿史上最受欢迎的管理学教授,全球25位最具影响力的管理思想家之一。Adam Grant也是谷歌最推崇的组织心理学家。


3 应对方法

那么如何集中注意力,专注于手头的工作而呢?

我们提供了一些方法,以破解工作场所中的常见干扰,帮助您您掌握这些技能:

3.1 电子邮件

电子邮件是现代工人的诅咒。发表在《国际信息管理杂志》的一项研究发现,上班族在查看电子邮件后平均要花64秒的时间来重新调整自己的工作方向。

要减少查看收件箱的总时间,您必须关注两件事:

  1. 减少收到的邮件总数
    想要少收到电子邮件,就必须少发送电子邮件。这好像是完全正确的废话,但是,我们收发的大多数邮件都不是很紧急。由于我们的大脑无法获得变化多端的正回馈,因此在面对每一份邮件时都会认为需要立即回复这封邮件,而不论邮件的内容和来源。这种倾向要求我们经常查看收件箱,即时回复/发出请求。所有这些都是一个巨大的错误。

  2. 减少发送电子邮件的时间
    电子邮件的一个重要内容就是,答复该邮件的紧急程度。因为我们会忘记发件人要求收到回复的具体时间,所以我们会在重读邮件时浪费一些时间。

那么,如何解决呢?

每封邮件只需查看两次。当你第一次打开一封邮件后,在关闭该邮件时,考虑一下这个问题:什么时候需要回复?然后,将其标记为“今天”或“本周”。我们需要给每个新邮件添加需要回复的时间,为第二次(也是最后一次)打开邮件做好准备。(当然,对于超紧急的“请立即回复”的邮件,打开后直接回复就好了。)

3.2 群聊

工作群的群聊类似于“与随机参与者进行全天候的、没有议程的会议”。我们建议在群聊时执行四条规则:

  • 像希桑拿一样群聊:进去,然后出去。
  • 安排时间:在日历上设置群聊的时间。
  • 挑剔:小组越小越好。关键是要确保在场的每个人都能从参与对话中增加价值、获取价值。
  • 有选择地使用:小的聊天小组对一些话题和小组有好处,但对其他人没有好处,所以要注意如何使用它。

 

3.3 会议

大多数会议的主要目标应该要围绕一个决定达成共识,而不是为附和会议组织者的想法。

防止多余会议的最简单方法之一是,让会议发起者做两件事:

  1. 分发所要讨论问题的议程。无议程不开会。
  2. 以简短的书面摘要的形式给出最好的解决方案。问题的讨论、推理和建议不要超过一两页。

心在会场中的状态也很重要。会议一旦召开,每个人的笔记本电脑和设备都应该关闭或留在办公桌旁,这样他们的身心都能在那里。

3.4 手机

智能手机不可或缺。然而,这个神奇的装置也是一个潜在的干扰源。好消息是,依赖不等于上瘾。

下面的方案可以帮你节省大量的时间。另外,从头到尾,你只需要60分钟的时间离开手机,所以你也不需要让你的的手机“分心”。

  • 删除很少或不再使用的应用程序。
    问问自己哪些应用程序可以积极的为自己服务,哪些不是。我在回答这个问题时,卸载了那些与我的价值观不符的东西,并保留了那些用来学习和保持健康的东西。我还删除了带有刺耳警告和情绪诱导标题的新闻APP。

  • 戒掉你喜欢的应用程序。
    这可能意味着放弃抖音、微博或微信等应用。如果你不能完全放弃这些程序提供的服务,你可以在其他设备上使用该APP,例如电脑版的微信、微博和QQ。

  • 重新排列应用程序。
    将你的应用程序分为三类:“主要工具”(帮助你完成你经常依赖的既定任务的应用程序:滴滴、导航)、“愿望”(鼓励你做自己想做之事的应用程序:冥想、瑜伽、锻炼、读书、音乐)以及“老虎机”(只要打开就会让你迷失在其中:微信、微博、抖音、QQ、拼多多)。

关闭应用程序通知,只打开必要的通知,这样整个世界都清净了。调整通知设置花费的时间不会超过30分钟,但是能节省很多的时间,改变你的生活。

我的个人经验认为,我们只需要调整两种推送方式:声音和视觉。问问你自己,当你和家人在一起或开会时,你可以接受哪些应用程序的干扰和打断。

3.5 和同事相处

虽然开放式办公室旨在促进创意/共享协作,但是这更容易会让人分心。干扰往往会降低员工的整体满意度,增加错误。

例如,旧金山加利福尼亚大学在多家医院的研究中发现,当护士们穿着鲜艳橙色背心告诉同事们不要打扰她们时,她们错误率减少了88%。

就像研究中的护士一样,你可以在办公桌上的某个地方放置一个“请勿打扰”的标志,以减少工作中的打扰次数。这句话的意味着:“我现在需要集中精力,但请稍后再来。”这个简单的方法可以让同事知道你不想被打扰。特别好,因为这种方式发出了一个明确的信息,并且是戴耳机做不到的。

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