如何提高创作型任务的效率?
本文从自身的实践出发,介绍了使用电脑工作的时候,如何利用积极心理学原理与一些软件,优化创作型任务的效率。
诸如写作、翻译这些事情,都是很需要创造力与专注力的任务。除了翻译、写作之外,信息时代的工作离不开电脑了,那么,如何更快乐地使用电脑工作呢?
1、调整你的目录结构:搜索而非查找
知识性工作,打交道最多的是电脑。通过对目录结构的调整以及分析,将最需要创造力与专注力的工作,放在目录结果的常用位置(使用TC软件),将大幅度提高自己对创造力任务的关注。作者之前的目录结构是:公司管理,然后按部门细分,部门之下又按照项目或者客户名称细分。然后个人文档又分成另一种目录结构。 结果文件夹层级非常深,同时较不体现任务的优先级 。参考积极心理学的有关原理,调整之后的目录结构改为:
1-个人效率 2-创造乐趣 3-管理艺术 4-公益传承 5-历史记忆 6-资料库 999-大箩筐
在调整之后的目录结构之下,尽可能打破部门与项目的局限,而是采取一种较扁平的目录结构(使用google桌面检索工具),最终强迫自己将注意力集中在创造性任务之上。同时与传统的目录结构最大的区别,在于,多了一些积极情绪暗示词汇。比如以前的《欧阳的个人文档》更新为:《个人效率》。《欧阳的公司文档》更新为:《管理艺术》。传统的分散在不同目录结构下的创造性任务,则单独用一个《创造乐趣》的文档来归类。
***涉及软件或网站:
1)Total Command:通过对TC的常用目录结构的使用以及F3、F4键的使用,可以快速查阅一篇文章以及设置自己的常用目录。
2) Google桌面搜索:按Ctrl两次,即可快速检索。
2、系统化你的知识结构:快速降低专业知识学习门槛
网络时代的学习主要有三种方式,1)通过资料学习;2)通过身边的人学习;3)通过网络社区的关键人物学习。
对于前者来说,应尽可能依赖系统化的知识体系,比如专业论文以及图书,而非网络零散检索。 通过noteexpress的文献检索功能,可以快速了解到某领域的专业知识分布状况。 通过专业图书以及专业pdf下载网站,则可以快速下载到某个领域的最新电子版图书。 (个人比较推荐对rapidshare的搜索引擎)而通过noteexpress的批量附件链接功能,可以快速链接你以前下载的大量论文或资料。
对于后两者来说,通过对博客而非网页的检索,可以快速了解到在某个新的领域,有哪些人在关心。(使用google博客检索与google reader的查找功能)
***涉及软件或网站:
1)NoteExpress文献管理软件:国内No.1的文献管理软件。网址
2)google博客搜索与google Reader :通过这两者,可以快速找到某个领域的关注者、研究者。
3)rapidshare文件搜索引擎
3、设置你的优势时间:心流时间,请勿干扰
现代工作环境,是非常不利于产生心流的。什么是心流?可参考我的文章:
当人心中有个目标,又有足够的“巧力”时,他与目标之间的距离会在自己可见的范围内,他的心中就会形成一种叫做“挑战”(或更清楚地说,应是“见猎心喜”)的力量,使个人的行动与环境的反馈之间形成”立即明晰”的互动,个人意识的注意力被立即的反馈攫住,而环境也逼迫着个人意识作出回应,就像乒乓球高手相互对打,小球成为两人之间意识流动的媒介。这时的意识状态,契克森米哈赖教授称之为“心流”(flow)。
一些诸如接电话、网络聊天的事情,都会阻碍进入心流状态。因此,可以根据自己的作息时间,设置一个自己的优势时间。在这个时间段,关掉干扰注意力的工具,同时专注于容易产生心流的任务,比如写作、翻译、思考。在自己的优势时间,则尽可能不要去干自己的不容易产生心流的任务。
那么,如何分析自己的优势时间呢?一方面是根据经验以及作息时间来统计。另一方面,可以使用电脑统计软件,根据统计结果,看自己在什么时候,聊天比较忙;什么时候,比较容易进入较好的工作状态。